Como funciona uma reunião por teleconferência?

Você perde muito tempo com reuniões corporativas longas e improdutivas? Essa é a realidade de muitos gestores e que pode ser solucionada com a reunião por teleconferência.

O recurso permite a otimização do tempo de toda a equipe, reduz custos, aumenta a produtividade e ainda garante uma maior flexibilidade na hora de participar e conduzir eventos para discutir assuntos relacionados ao trabalho.

Quer entender melhor como funciona a tecnologia? Continue a leitura e saiba tudo sobre a teleconferência. Aproveite!

O que é uma teleconferência?

A teleconferência e a telepresença são tecnologias que permitem uma experiência realista em reuniões a distância. O recurso viabiliza a interação entre diversos participantes com as mesmas mídias e ferramentas em vários lugares ao mesmo tempo.

Essas experiências são de alta qualidade de áudio e vídeo, e têm efeito imersivo. Por meio de ferramentas adequadas, é possível compartilhar conteúdos, telas de computadores, apresentações e animações.

Além do mais, a reunião por teleconferência é versátil e comporta encontros em salas específicas para esse fim, home office e até mesmo por aplicativos de smartphones.

Quais são as vantagens de usar a tecnologia?

Mesmo com a utilização de grandes tecnologias para otimizar a gestão de um negócio, as reuniões corporativas não perderam sua importância, principalmente do ponto de vista estratégico.

No entanto, com a expansão de grandes corporações, os encontros presenciais encontram barreiras geográficas que dificultavam o alinhamento de objetivos, reuniões, treinamentos, suporte aos clientes, eventos corporativos e divulgação de resultados.

É nesse contexto que a teleconferência entra como solução. Por meio do recurso, é possível realizar reuniões à distância sem prejuízos com a experiência ou perdas de informação. Veja os principais benefícios de adotar a tecnologia.

Reduz de custos

A teleconferência elimina a necessidade de deslocamento para reuniões presenciais. Dessa forma, é possível economizar com transporte, despesas de hospedagem, alimentação entre outros.

Mesmo se o encontro for na mesma cidade, você consegue poupar tempo ao fugir do trânsito e pode utilizar essas horas para fazer outras atividades realmente produtivas. Afinal de contas, tempo também é dinheiro.

Evita atrasos

O trânsito, mencionado anteriormente, é um dos maiores responsáveis pelos atrasos. No entanto, como a reunião por teleconferência não exige deslocamento, os participantes ficam menos suscetíveis a imprevistos.

Com a tecnologia, todos estarão conectados no horário marcado e a reunião começa pontualmente. Mesmo que aconteçam alguns atrasos, o encontro pode começar sem os retardatários.

Aumenta a produtividade

Quem nunca participou de uma longa reunião que terminou sem conclusão alguma, não é mesmo?

Os encontros presenciais são prolongados e, muitas vezes, se perdem em assuntos totalmente fora dos objetivos do encontro. E ainda tem o coffee break para quebrar o ritmo e estender ainda mais esse tempo.

No final das contas, lá se foi um período inteiro para atividades improdutivas e que não levam a lugar algum.

Por outro lado, uma reunião por teleconferência tende a ser mais objetiva. Isso porque o planejamento precisa ser mais minucioso, inclusive com estimativa de tempo para cada tópico, para que todos os assuntos sejam abordados de forma clara.

Além do mais, o teor do encontro pode ser passado antecipadamente para que os participantes se preparem e contribuam para uma discussão mais dinâmica e produtiva.

Garante flexibilidade

Na nova era da comunicação interna, a dinâmica de trabalho tem sofrido mudanças significativas. Um exemplo disso é a crescente demanda pelo modelo home office.

A teleconferência permite que as pessoas se reúnam para compartilhar experiências de conteúdo de qualquer lugar e a qualquer momento.

Isso serve para reuniões entre colaboradores, com clientes, fornecedores e todos os stakeholders do negócio.

Melhora a comunicação interna

Uma empresa que não se comunica fica vulnerável as fofocas, ruídos e sofre com colaboradores desmotivados. Além disso, o panorama da comunicação interna mostra que 58% das empresas amargam prejuízos com retrabalhos causados pela falta de comunicação entre setores distintos.

A teleconferência vem para minimizar esses problemas, pois pode ser utilizada para uma comunicação direta e multilateral com os colaboradores, sem telefone sem fio. Além do mais, o recurso ainda ajuda a encurtar a distância entre as equipes e criar uma cultura de integração.

Como uma reunião por teleconferência funciona na prática?

Imagine que você precisa convocar uma reunião com os acionistas da empresa para mostrar os resultados do ano. Como cada investidor tem uma rotina diferente e pode até morar em cidades distintas, encontrar um dia que seja ideal para todos é uma missão quase impossível.

Ao marcar uma teleconferência, o acionista pode participar de qualquer lugar que estiver, basta um equipamento adequado para isso. Funciona assim: o organizador abre uma sala de reuniões virtual própria e convida todos os participantes. Apenas as pessoas convocadas podem entrar no local e participar do evento.

Quando a reunião começar, o moderador pode fechar a sala e impedir que os retardatários entrem no meio das discussões. Se ele decidir, pode também abrir novas salas, incluir outros convidados e até mesmo excluir usuários durante a conferência.

A princípio, a teleconferência funciona como se fosse uma transmissão de TV ao vivo, de forma unilateral, e os participantes podem interagir em tempo real por voz, chat, e-mail, entre outros.

No entanto, é essencial que todos os participantes tenham o equipamento mínimo para participar — um smartphone com tela, câmera e microfone —, pois o organizador pode passar a vez de apresentador para outro convidado. Isso torna a interação mais eficiente, pois todos podem ser vistos e ouvidos. A reunião pode ser feita com pequenos ou grandes grupos e ainda é possível conectar várias salas ao mesmo tempo.

Quais são os equipamentos necessários para realizar uma teleconferência?

Os equipamentos vão desde sofisticados sistemas de telepresença de alta qualidade, com câmeras 4K, som surround 5.1 e TVs OLED até um simples PC, notebook dotado de uma câmera padrão SD ou mesmo smartphones e tablets, que são bastante usuais.

Apesar de uma sala de reuniões física não ser um item obrigatório, o ideal é que você monte um ambiente propício para os encontros a distância. Afinal de contas, um local visivelmente desorganizado, barulhento e mal iluminado certamente vai comprometer a qualidade da conferência.

Depois de definir a sala de reuniões e escolher os equipamentos eletrônicos, é hora de adotar um software de conference call. Uma ferramenta de qualidade é essencial para proporcionar experiências realistas, gravar as reuniões, compartilhar documentos e garantir uma interação eficiente com os participantes.

Como a Wittel pode ajudar o seu negócio?

Nós somos uma empresa especializada em soluções de colaboração. Nossa parceria com a Cisco já dura 10 anos e somos Gold Partner Certified para fornecer desde a elaboração do projeto até a implantação das soluções de teleconferência/telepresença.

Com o WE-Tools, entregamos a nossos clientes as melhores práticas de uso, adoção e imersão nessas tecnologias.

Plataforma Cisco

O Cisco WeBex é o aplicativo ideal para teleconferências.

Com ele, é possível fazer apresentações dinâmicas, compartilhar tela, exibir apresentações no PowerPoint, vídeos e outros programas.

Essa transmissão de dados é totalmente segura, pois conta com a criptografia de ponta a ponta, recurso que codifica o teor da reunião. Afinal de contas, você não quer ser vítima de hackers e que pessoas não autorizadas tenham acesso a esses arquivos, certo?

Além disso, a plataforma é totalmente integrada e é capaz de enviar e-mails durante as reuniões com informações adicionais sobre o que está sendo discutido. Já o Cisco Teams oferece, basicamente, as mesmas funcionalidades citadas, mas é baseado em cloud computing.

A reunião por teleconferência é a melhor opção para otimizar os eventos corporativos da sua empresa. Além de ser importante para a comunicação interna, o recurso também pode ser utilizado para treinamentos, divulgação de resultados, prestar suporte aos clientes e promover a integração entre equipes. Acredite: essa solução vai reduzir custos e aumentar a eficiência do trabalho.

Se interessou pela reunião por teleconferência? Então entre em contato conosco e saiba como implementar a solução ideal para sua empresa ser mais produtiva!

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